フロー

• 目的・用途

本機能は、ワークフローに設定するフローの作成と編集を行う機能。

• 利用方法

【Administration＞ワークフロー管理（WorkFlow）＞フロー（Flow）】の順で画面遷移し利用する。

• 利用可能なロール

• 機能内容

• 【Administration > ワークフロー管理（WorkFlow） > フロー（Flow）】のFlow Listに登録されたフローが一覧に表示される。

  • 表示項目は以下の通りである

    • 「No.」

    • 「フロー」（Flow）
      登録されたフロー名である。リンクの形式で表示される。

    • 「ステータス」（Status）
      フローのステータスである。

      • 「作成中」（Making）
        フローに「Start」と「End」アクションのみが登録された状態。

      • 「利用可」（Available）
        フローに必要なアクションが登録された状態。

    • 「更新日」（Updated）
      フローの作成日（もしくは更新日）である。
      フォーマット：YYYY-MM-DD

• 「Create Flow」ボタンを押すと、フローの作成画面に移動する。

  • 「Flow Name」テキストボックスにフロー名を入力する。

  • 「保存」（Save）ボタンを押すと、「Start」及び「End」アクションがフローのアクション一覧に自動追加されて、フローのステータスが「作成中」（Making）となる。
    フロー名が複数設定できない。入力されたフローの名前がシステムに存在する場合、エラーメッセージ「Create failed. Flow name is already in use.」が表示される。

    • フローのアクション一覧に表示される、表示項目は以下の通りである。

      • 「Order」
        フローにアクションの流れの順序を示す項目

      • 「アクション名」（Name）

      • 「Action Role」
        アクションを実行するロールを限定する項目

      • 「Action User」
        アクションを実行するユーザーを限定する項目

      • 「Change Order」
        アクションの順序を設定するボタン

  • 「Action Role」カラムに、アクションを実行するロールを限定できる。

    • 「Action Role」プルダウンから選択する。「Action Role」プルダウンの選択肢は現在システムに設定されたロールである。

    • 「表示しない（Deny）」チェックボックスにチェックを入れる場合、選択されているロールが実施不可とする。

  • 「Action User」カラムに、アクションを実行するユーザーを限定できる。

    • 「Action User」プルダウンから選択する。「Action User」プルダウンの選択肢は現在システムに登録されたユーザーである。

      • 「Approval」アクションに対して

        • 選択肢はシステムに登録しているユーザーと、「プロパティを指定」(Specify Property)である

          • 「プロパティを指定」(Specify Property)を選択した場合、「プロパティを指定する」(Specify Property)モーダル画面を表示する。当該画面でプロパティを選択する。

          • モーダル画面には、プロパティ定義に「"approval":true」キーワードを持つプロパティ名を表示する。

          • モーダルに表示しているプロパティを選択して「設定」(Setting)ボタンを押すことで、プロパティを指定できる。

          • 「閉じる」（Close）ボタンを押すと、モーダルを閉じる。

        • 「Approval」アクションごとにメールを自動送信するチェックボックスを追加する。

          • チェックボックス

            • 「承認依頼通知メール」（Approval Request Notification Email）
              承認者に承認を依頼するメールを送信する。

            • 「承認却下通知メール」（Approval Rejection Notification Email）
              登録者に承認者が却下された旨を通知するメールを送信する。

            • 「承認通知メール」（Approval Notification Email）
              登録者に承認者が承認された旨を通知するメールを送信する。

          • メール本文については、下記の「メール本文について」を参照。

    • 「Deny」チェックボックスにチェックを入れる場合、選択されているユーザーが実施不可とする。

  • 「Change Order」カラムにアクションの順序を設定できる。
    一番上の項目は、［↑］ボタンが無効になる。一番下の項目は、［↓］ボタンを押下することは可能であるが動作しない。

  • 画面の下部に表示されている［保存（Save）］を押すと、フローを保存しメッセージを一覧画面の上部に表示する
    メッセージ：「Updated flow action successfully」

  • アクションを追加するため、フローの作成画面に「More Action」ボタンを押すと、【アクション一覧画面】に移動する。

    • 表示項目は以下の通りである。

      • 「No.」

      • 「アクション名」（Name）

      • 「概要」（Summary）

      • 「最新バージョン」（Version）

      • 「更新日」（Updated）

      • 「適用バージョン」（Version）

      • 「適用日」（Updated）

    • 各アクション表示の下に「適用」（Apply）、「無効」（Unusable）、「更新」（Update）ボタンが表示される

      • 「適用」（Apply）ボタンを押すと、アクションがフローに追加される。追加されたアクションの「適用」（Apply）ボタンは非活性となる。

        • 「Approval」アクションに対して、複数定義できるため、「Approval」アクションが追加された場合、「適用」（Apply）ボタンがそのまま活性状態となり引き続き追加できる。また、アクション一覧に「Approval」を追加すると、アクション名は『Approval(1)』のように枝番を付与する

      • [無効（Unusable）]ボタンを押すと、追加されたアクションがフローから削除される。追加されていないアクションの[無効（Unusable）]ボタンは非活性となる。

        • 「Approval」アクションに対して、複数定義された場合、「無効」（Unusable）ボタンを押すと、アクション一覧に並ぶ「Approval」のうち枝番が一番大きいものから行われる

      • 各アクションの説明については、以下の通りである

• フロー名のリンクを押すと、フローの編集画面に移動する

  • フローの編集画面で、フローの情報を編集できる

    • フローの情報を編集してから、[保存（Save）ボタン]を押すと、フローを編集し、メッセージを一覧画面の上部に表示する。
      メッセージ：「Updated flow action successfully」

  • フローの編集画面で、[削除（Delete）]ボタンを押すと、フローを削除する。

    • 対象のフローがワークフローで使用されている場合、削除できない。[削除（Delete）]ボタンを押すと、エラーメッセージを表示する
      エラーメッセージ：「Cannot be deleted because flow is used.」

  • フローの編集画面で、[戻る（Back）]ボタンを押すと、フロー一覧画面に移動する。

• システム管理者でない（リポジトリ管理者）の場合、利用申請に関するフロー（利用申請フラグがONのワークフローと紐づいているフロー）は閲覧・保存・削除ができず、権限エラーとなる。

• 関連モジュール

• weko_workflow

• 処理概要

• [Create Flow]ボタンを押下しフロー作成画面に遷移すると、初期状態ではFlowNameテキストボックスに文字列を入力するか、[戻る（Back）]ボタン以外の操作は不可能である。

• Flow Nameテキストボックスに登録したいフロー名を入力後、[保存（Save）]ボタン押下で、weko_workflow.admin.FlowSettingView.new_flowが呼び出され、すでに登録されているフロー名と重複していないかのチェックがされ、重複がなければdb内のworkflow_flow_defineテーブルに情報が保存され、画面下部のアクション一覧が操作可能になる。また、Flow Statusの初期値は作成中（Maiking）である。

• [More Action]ボタンを押下すると、アクション一覧がモーダル表示されアクションの追加・削除・更新が可能となる。任意の項目の変更後、[閉じる（Close）]ボタン押下しアクション一覧画面を閉じたのちに、画面最下部の保存ボタン押下で、weko_workflow.admin.FlowSettingView.upt_flow_actionが呼び出され、フローのアクションが変更される。また、その時のアクションの情報はdb内のworkflow_flow_actionテーブルに保存される。具体的なカラムとの対応は以下のようになる。

  • created：アクションがフロー内に追加され、保存された時間。

  • updated：もともと存在するフローを更新した際の時間。

  • id：自動作番される数。個々のアクションの主キーとなる。

  • flow_id：そのアクションが追加されているフローを示すUUID。

  • action_id：アクション名に対応した数。対応は以下に示す通り。

    • 1：Start

    • 2：End

    • 3：Item Registration

    • 4：Approval

    • 5：Item Link

    • 6：OA Policy Confirmation

    • 7：Identifier Grant

  • Action_version：アクションのバージョン。

  • action_order：そのアクションが何番目に動作するかを示した数。

  • action_condition

  • action_status：そのアクションが使用可能かを示す。可能であれば「A」、そうでなければ「N」

  • action_date：そのアクションが追加された時間。

  • send_mail_setting：approvalのメールの送信設定が記載されている。

• メール本文について

メール名：承認依頼通知メール

Subject：利用申請の承認のお願い／Request for Approval of Application for Use

[restricted_institution_name_ja]です。

[restricted_site_name_ja]をご利用いただいて、ありがとうございます。

[restricted_university_institution][restricted_fullname]様から、下記の利用申請がありました。

申請番号： [restricted_activity_id]

登録者名： [restricted_fullname]

メールアドレス： [restricted_mail_address]

所属機関：[restricted_university_institution]

研究題目：[restricted_research_title]

申請データ：[restricted_data_name]

申請年月日：[restricted_application_date]

[restricted_site_name_ja]（[restricted_site_url]）にアクセスしていただき、画面左上からログインしていただけますと、「ワークフロー」タブが現れます。ここから上記の申請内容をご確認ください。「承認」または「却下」のボタンをクリックしてください。

このメールに心当たりのない方は、[restricted_site_name_ja] までご連絡ください。

[restricted_site_name_ja]：[restricted_site_url]

問い合わせ窓口：[restricted_site_mail]

----------------------------------------------------------------------------------

This is a message from [restricted_site_name_en].

We received the below application.

Application No.：[restricted_activity_id]

Name：[restricted_fullname]

E-mail：[restricted_mail_address]

Affiliation：[restricted_university_institution]

Title of research：[restricted_research_title]

Dataset requested ：[restricted_data_name]

Application date：[restricted_application_date]

Please access [restricted_site_name_en]（[restricted_site_url]） and log in from the upper left corner of the screen, and the [Workflow] tab will appear. From here, please confirm the above application by clicking on “approve” or “reject”.

If you received this message in error, please notify the [restricted_site_name_en]

[restricted_site_name_en]：[restricted_site_url]

E-mail：[restricted_site_mail]

メール名：承認却下通知メール

Subject：利用申請の審査結果について／The results of the review of your application

[restricted_university_institution]

[restricted_fullname]　様

[restricted_institution_name_ja]です。

[restricted_site_name_ja]をご利用いただいて、ありがとうございます。

下記の利用申請を[restricted_institution_name_ja]で審査した結果、申請データの提供を見送らせていただくことになりました。

申請番号： [restricted_activity_id]

登録者名： [restricted_fullname]

メールアドレス： [restricted_mail_address]

所属機関：[restricted_university_institution]

研究題目：[restricted_research_title]

申請データ：[restricted_data_name]

申請年月日：[restricted_application_date]

このメールは自動送信されているので返信しないでください。

お問い合わせは下記までお願いします。また、このメールに心当たりのない方は、[restricted_site_name_ja] までご連絡ください。

[restricted_site_name_ja]：[restricted_site_url]

問い合わせ窓口：[restricted_site_mail]

----------------------------------------------------------------------------------

Dear [restricted_fullname],

This is a message from [restricted_institution_name_en].

Thank you for using [restricted_site_name_en].

After reviewing the following application, [restricted_institution_name_en] is sorry to inform you that your application has been rejected.

Application No.：[restricted_activity_id]

Name：[restricted_fullname]

E-mail：[restricted_mail_address]

Affiliation：[restricted_university_institution]

Title of research：[restricted_research_title]

Dataset requested ：[restricted_data_name]

Application date：[restricted_application_date]

Please do not reply to this email as it has been sent automatically.

Please direct all inquiries to the following address.

Also, if you received this message in error, please notify [restricted_site_name_en].

[restricted_site_name_en]：[restricted_site_url]

E-mail：[restricted_site_mail]

メール名：承認通知メール

Subject：利用申請の承認のお知らせ／Your application was approved

[restricted_university_institution]

[restricted_fullname]　様

[restricted_institution_name_ja]です。

[restricted_site_name_ja]をご利用いただいて、ありがとうございます。

下記の利用申請を承認しました。

申請番号： [restricted_activity_id]

登録者名： [restricted_fullname]

メールアドレス： [restricted_mail_address]

所属機関：[restricted_university_institution]

研究題目：[restricted_research_title]

申請データ：[restricted_data_name]

申請年月日：[restricted_application_date]

データは、下記アドレスよりダウンロードすることができます。

[restricted_download_link]

データは、[restricted_site_name_ja]から、[restricted_expiration_date][restricted_expiration_date_ja]までダウンロードすることができます。

ダウンロード期限を過ぎると、再申請が必要です。

このメールは自動送信されているので返信しないでください。

このメールに心当たりのない方は、[restricted_site_name_ja]までご連絡ください。

[restricted_site_name_ja]：[restricted_site_url]

問い合わせ窓口：[restricted_site_mail]

----------------------------------------------------------------------------------

Dear [restricted_fullname],

This is a message from [restricted_institution_name_en].

Thank you for using [restricted_site_name_en].

Your application below has been approved.

Application No.：[restricted_activity_id]

Name：[restricted_fullname]

E-mail：[restricted_mail_address]

Affiliation：[restricted_university_institution]

Title of research：[restricted_research_title]

Dataset requested ：[restricted_data_name]

Application date：[restricted_application_date]

The data can be downloaded from the address below.

[restricted_download_link]

Above dataset is available to download from [restricted_site_name_en] until [restricted_expiration_date][restricted_expiration_date_en].

You will need to resubmit your application once the link becomes unavailable.

Please do not reply to this email as it has been sent automatically.

If you received this message in error, please notify the [restricted_site_name_en].

[restricted_site_name_en]：[restricted_site_url]

E-mail：[restricted_site_mail]

埋め込み文字の整理

• [restricted_site_name_ja]：【Administration>設定（Settings）>Site Info】 に設定されている日本語のSite Name

• [restricted_site_name_en]：【Administration>設定（Settings）>Site Info】に設定されている英語のSite Name

• [restricted_site_url]：「THEME_SITEURL」 に設定されているURL

• [restricted_site_mail]：【Administration>設定（Setting）>メール送信（Mail）】 のデフォルト送信元（Default sender）

• [restricted_activity_id]：対象となる利用申請のアクティビティID

• [restricted_fullname]：利用申請アイテムタイプ項目の申請者・名前の設定値

• [restricted_mail_address]：利用申請アイテムタイプ項目の申請者・メールアドレスの設定値

• [restricted_university_institution]：利用申請アイテムタイプ項目の申請者・所属機関の設定値

• [restricted_research_title]：利用申請アイテムタイプ項目の研究題目の設定値

• [restricted_data_name]：利用申請アイテムタイプ項目のデータ名の設定値

• [restricted_application_date]：利用申請アイテムタイプ項目の申請日の設定値

• [restricted_download_link]：データファイルのURL

• [restricted_expiration_date]：利用申請アイテムタイプ項目の承認日から【Administration>設定（Setting）>Restricted Access】のExpiration Date経過した日付

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